O czym musimy wiedzieć, jeszcze zanim zaczniemy organizację?
Zanim zaczniemy organizację wesela, warto wziąć pod uwagę kilka kwestii, które ułatwią nam cały proces i z sukcesem pomogą uniknąć niepotrzebnego stresu. Są to między innymi:
Określenie wizji wesela – na początku musimy wspólnie ustalić, jak wyobrażamy sobie nasze wesele. Czy ma być to kameralne przyjęcie, czy duża impreza? Jaki styl nam odpowiada – rustykalny, klasyczny, a może boho? To podstawa, która wpłynie na wszystkie późniejsze decyzje.
Ustalenie budżetu – ważne jest, abyśmy już na samym początku ustalili realny budżet weselny. Wiedza o tym, ile możemy wydać, pomoże nam kontrolować koszty i unikać nieprzyjemnych niespodzianek. Warto również podzielić go na kategorie, takie jak lokal, dekoracje, czy oprawa muzyczna, pozwoli to znacznie lepiej nim zarządzać.
Lista priorytetów – każde wesele to kompromis między marzeniami a rzeczywistością. Dlatego warto ustalić priorytety – co jest dla nas najważniejsze, a na czym możemy zaoszczędzić. Może to być miejsce uroczystości, wyjątkowy fotograf, albo bogata dekoracja sali.
Planowanie czasu – organizacja wesela wymaga dobrego zarządzania czasem. Musimy zastanowić się, ile potrzebujemy go na poszczególne etapy przygotowań. Wiedza np. o tym, kiedy zarezerwować salę weselną, a kiedy załatwiać ślubne kwiaty, pozwoli nam uniknąć pośpiechu.
Podział obowiązków – warto też na początku ustalić, kto i za co będzie odpowiedzialny. Możemy podzielić się zadaniami i określić, jakie będą obowiązki świadka, najbliższej rodziny czy znajomych, którzy chcą nam pomóc. Działania te odciążą nas i pozwolą skupić się na najważniejszych aspektach organizacji.
Organizacja wesela krok po kroku
Planowanie ślubu i wesela to proces, który może wydawać się przytłaczający, ale odpowiednie rozłożenie zadań w czasie pozwala na spokojne przejście przez każdy etap przygotowań. Należy pamiętać, że niektóre rzeczy, takie jak rezerwacja sali weselnej czy wybór fotografa, musimy załatwić z dużym wyprzedzeniem. Inne natomiast, takie jak wybór dekoracji czy przygotowanie zaproszeń, można zrealizować znacznie bliżej terminu ślubu.
Lista zadań, które należy wykonać, aby cieszyć się udaną imprezą
Aby nasze wesele było udane, musimy skrupulatnie przejść przez wszystkie etapy przygotowań. Oto lista najważniejszych rzeczy, które powinniśmy wykonać:
Stworzenie listy gości weselnych – to jedno z pierwszych i najważniejszych zadań, ponieważ liczba gości będzie miała wpływ na wybór miejsca, budżet i wiele innych aspektów organizacji.
Wybór miejsca na ceremonię i przyjęcie weselne – ważne jest, aby miejsce to odpowiadało ustalonej wcześniej liczbie osób, a jednocześnie naszym preferencjom.
Zarezerwowanie daty ślubu – kolejnym krokiem jest rezerwacja daty ślubu w kościele lub urzędzie stanu cywilnego oraz załatwienie wszelkich formalności z tym związanych.
Wybór i rezerwacja usługodawców – w pierwszej kolejności należy wybrać fotografa, kamerzystę, DJ-a lub zespół muzyczny. Nieco później można skupić się na rezerwacji dodatkowych atrakcji jak fotobudka, czy drink-bar.
Dekoracje ślubne i kwiaty – po wyborze motywu przewodniego wesela, możemy zająć się zamówieniem dekoracji na miejsce wydarzenia.
Organizacja transportu i zakwaterowania gości – jeśli planujemy ślub w miejscu oddalonym od domu, warto zorganizować transport i zakwaterowanie dla gości. Niemniej nie jest to obowiązek i zależy wyłącznie od naszej dobrej woli.
Stroje ślubne i dodatki – suknia, czy garnitur pana młodego i dodatki wymagają starannego wyboru oraz czasu na ewentualne poprawki.
Powyższa lista oczywiście nie jest wyczerpująca. W miarę dodawania kolejnych atrakcji będzie się odpowiednio rozszerzać.
Kiedy zacząć organizację wesela?
Rozpoczęcie organizacji wesela z odpowiednim wyprzedzeniem jest istotne, jeżeli chcemy, aby wszystko przebiegło sprawnie i bez zbędnego stresu. Optymalnie jest zacząć przygotowania około 12-18 miesięcy przed planowaną datą ślubu. Poniżej przedstawiamy szczegółowy harmonogram działań, który pomoże zorganizować ślub i wesele krok po kroku.
12-18 miesięcy przed weselem
Pierwszym krokiem podczas organizacji wesela jest sporządzenie wstępnej listy gości. Nawet jeśli nie jest ona jeszcze ostateczna, powinna dać nam pogląd na liczbę osób, które planujemy zaprosić. To na jej podstawie możemy między innymi wybrać odpowiednio dużą salę weselną. Warto jednak pamiętać, że popularne lokale weselne mogą być zarezerwowane nawet jeszcze wcześniej niż wspomniane 18 miesięcy. W ich wypadku najlepiej zrobić to nawet dwa lata przed wydarzeniem. Kolejnym krokiem jest określenie budżetu weselnego, który pozwoli nam lepiej zarządzać finansami i podejmować świadome decyzje. Na tym etapie warto również zdecydować o motywie przewodnim i stylu uroczystości. Ułatwi to późniejsze wybory dotyczące dekoracji, strojów i oprawy muzycznej. Po tych decyzjach należy zająć się rezerwacją usługodawców, takich jak fotograf, kamerzysta, DJ lub zespół muzyczny. Najlepsi z nich szybko zapełniają swoje kalendarze.
9-12 miesięcy przed weselem
Na tym etapie możemy przede wszystkim przejść do zamykania ostatecznej listy gości. Z nią możemy także przystąpić do przygotowania zaproszeń ślubnych, które zostaną wysłane na kilka miesięcy przed ślubem. Kiedy to zrobimy, możemy przystąpić do wyboru i zakupu sukni i garnituru. Warto bowiem pamiętać, że stroje te często wymagają czasu na realizację zamówienia i ewentualne poprawki. Jeśli lokal weselny nie zapewnia własnego cateringu, to również dobry moment na poszukiwanie odpowiedniej firmy cateringowej oraz przeprowadzenie wstępnych degustacji menu.
6-9 miesięcy przed weselem
Wysyłanie pierwszych zaproszeń najlepiej zaplanować na przynajmniej 6 miesięcy przed ślubem. Dotyczy to zwłaszcza tych gości, którzy mieszkają daleko i muszą z wyprzedzeniem zaplanować sobie urlop. Na tym etapie warto również zająć się wyborem i zamówieniem obrączek, zwłaszcza jeśli planujemy je spersonalizować. Takie zamówienia mogą wymagać dodatkowego czasu. Kolejnym krokiem jest ustalenie i zamówienie dekoracji sali weselnej. Równie ważna jest rezerwacja fryzjera i makijażystki. Warto też umówić się na próbny makijaż i fryzurę, aby upewnić się, że w dniu ślubu wszystko będzie idealne.
3-6 miesięcy przed weselem
Gdy data ślubu zbliża się wielkimi krokami, przede wszystkim powinniśmy doręczyć resztę zaproszeń do osób, które mieszkają bliżej. Nadszedł również czas na finalizację menu weselnego. Na tym etapie ustalamy z firmą cateringową wszystkie szczegóły na temat posiłków. Jeżeli zamawiamy go na sali, możemy wstrzymać się z tym do kolejnego kroku. Równocześnie warto skoordynować wszystkie szczegóły z usługodawcami, takimi jak fotograf, kamerzysta, DJ lub zespół muzyczny. W tym celu potwierdzamy z nimi godziny przybycia, szczegóły dotyczące zdjęć i filmów oraz ewentualną listę utworów. Warto też ustalić dokładne szczegóły dotyczące pierwszego tańca. Kolejnym krokiem jest sporządzenie harmonogramu wesela, aby każdy uczestnik wiedział, co i kiedy się dzieje.
1-3 miesiące przed weselem
Uroczystość odbędzie się już niebawem. Na tym etapie przygotowań ważne jest potwierdzenie obecności gości. Teoretycznie mają oni obowiązek zrobić to we własnym zakresie. W praktyce jednak, aby uniknąć niespodzianek, warto zadzwonić i zapytać o obecność osoby, które jej nie potwierdziły. Ostateczna liczba gości pozwoli na ewentualne dostosowanie zamówień cateringowych. Na tym etapie powinniśmy również zająć się usadzeniem gości – warto dokładnie przemyśleć, kto z kim będzie siedział, aby wszyscy czuli się komfortowo. Kiedy lista gości jest już zamknięta, konieczne jest również poinformowanie właściciela sali o dokładnej liczbie osób, aby odpowiednio przygotował przestrzeń.
Jeśli planujemy wręczać gościom drobne upominki, to odpowiedni moment, aby je zamówić i przygotować. Na koniec warto sporządzić listę rzeczy do zabrania na dzień ślubu oraz upewnić się, że wszystkie dokumenty ślubne są gotowe, co pozwoli nam na spokojne cieszenie się tym wyjątkowym dniem.
Ostatni tydzień przed weselem
W ostatnich dniach przed ślubem najważniejsze jest dopięcie wszystkich szczegółów i upewnienie się, że jesteśmy w pełni przygotowani na ten wyjątkowy dzień. To czas na spakowanie niezbędnych rzeczy, takich jak stroje, biżuteria i dokumenty ślubne. Poza tym warto skupić się na odpoczynku i relaksie. Ostatni tydzień to idealny moment na regenerację i unikanie stresu, aby w pełni cieszyć się zbliżającą się uroczystością i wejść w ten wyjątkowy dzień z pozytywną energią i spokojem.
Wybór odpowiednich usługodawców na wesele
Wybór odpowiednich usługodawców na wesele to bez wątpienia jeden z najważniejszych elementów planowania wesela. Wpływa on na ostateczny sukces uroczystości. Aby nie popełnić błędów, bez wątpienia warto sprawdzić opinie o nich oraz ich portfolio. Można również posiłkować się opiniami znajomych, którzy mają za sobą organizację wesela i mogą polecić sprawdzonych specjalistów. Po wstępnej rezerwacji należy porozmawiać z danym usługodawcą. Jeżeli spełni nasze oczekiwania, możemy omówić dokładnie wszystkie szczegóły dalszej współpracy. Nie należy również zapominać o podpisaniu umowy, która jasno określi zakres usług, termin oraz koszty, co zabezpieczy nas przed ewentualnymi problemami.
Jak oszczędzać na organizacji wesela?
Oszczędzanie na organizacji wesela nie musi oznaczać rezygnacji z marzeń. Oto kilka praktycznych tipów:
Tanie wesele w tygodniu lub poza sezonem – zamiast organizować wesele w weekend lub w sezonie letnim, rozważmy ślub w tygodniu lub jesienią, czy zimą. Ceny wynajmu sali oraz usług mogą być wtedy znacznie niższe.
Dekoracje DIY – zamiast wynajmować czy kupować drogie dekoracje, możemy samodzielnie dekorować ściany i stoły.
Zaproszenia ślubne – zaprojektowanie i drukowanie zaproszeń online jest często tańsze niż zamawianie ich w tradycyjnych punktach.
Suknia ślubna i garnitur na wesele – zakup sukni ślubnej i garnituru poza sezonem ślubnym lub w outletach może przynieść znaczące oszczędności. Niekiedy warto też rozważyć używane opcje. Odzież tego typu zazwyczaj założona była jeden raz i jest często w idealnym stanie.
Dokładna analiza rynku – to, że dany usługodawca jest droższy, nie zawsze oznacza, że jest lepszy. Warto więc szukać różnych opcji, porównywać je, czytać opinie. Niekiedy oszczędności z tego tytułu mogą wynosić nawet tysiące zł.
Podsumowanie
Jak zaplanować wesele, aby było takie, jak sobie wymarzyliśmy? Kluczowa jest przede wszystkim przemyślana organizacja tego wyjątkowego dnia. Zacznijmy od stworzenia wstępnej listy gości i zestawienia jej z dostępnym budżetem. Pamiętajmy o ustaleniu priorytetów, które pomogą nam zadecydować, na czym zależy nam najbardziej, a na czym możemy zaoszczędzić. Warto także zacząć przygotowania z odpowiednim wyprzedzeniem, aby uniknąć pośpiechu i stresu. Nie bez znaczenia jest również znalezienie sprawdzonych usługodawców, którzy będą odpowiedzialni za ważniejsze elementy wesela. Nie zapominajmy również o drobnych detalach, które tworzą atmosferę całego wydarzenia – dekoracjach, zaproszeniach i upominkach dla gości. Dobre zarządzanie czasem oraz budżetem sprawi, że organizacja wesela przebiegnie sprawnie i pozwoli w pełni cieszyć się tym wyjątkowym dniem.