Planowanie wesela to wyzwanie, któremu poświęcić należy sporo czasu. W jego trakcie należy podejmować często trudne decyzje i iść na kompromisy. Dotyczy to przede wszystkim liczby gości na przyjęciu. Często nie będziemy w stanie zaprosić tylu, ilu byśmy chcieli, bo albo przerośnie nas budżet, albo zwyczajnie grono będzie tak liczne, że nie pomieści ich sala. W poniższym artykule kompleksowo omówimy, ile osób na wesele powinniśmy zaprosić, jakie czynniki wpływają na tę liczbę oraz jak radzić sobie z trudnymi przypadkami. Pomożemy także w przygotowaniu listy gości oraz podzielimy się poradami dotyczącymi R.S.V.P.
Aby ocenić wielkość przyjęcia, należy wziąć pod uwagę kilka ważnych kwestii. Idealna liczba gości będzie zależała od:
Warto zdawać sobie sprawę, że powyższe czynniki nie są jedynymi. Bez wątpienia mają jednak największe znaczenia i należy zawsze brać je pod uwagę.
Jak już wiemy, nie ma czegoś takiego jak idealna liczba osób na zabawie. Zależy to od szeregu czynników, na które możemy, ale nie musimy mieć wpływu. Jeżeli go mamy, warto rozważyć wszelkie wady i zalety małego, średniego i dużego przyjęcia.
Małe, intymne przyjęcie przede wszystkim daje nam więcej czasu, który możemy poświęcić gościom. To zdecydowanie odbije się na ich i naszych wspomnieniach z wydarzenia. Kolejna zaleta tego rozwiązania to oczywiście znacznie niższy koszt, lub możliwość spożytkowania budżetu na inne atrakcje. Wybierając tę opcję, posiadamy również większą elastyczność. Organizując takie przyjęcie, mamy możliwość wyboru nietypowych miejsc, które nie pomieszczą wielu osób. Ostatnią zaletą tego rozwiązania jest fakt, że mniejsze przyjęcie zazwyczaj wiązać się będzie z mniejszym stresem. Przy wydarzeniach takiej rangi może to być dla wielu bardzo istotne.
Nie należy pomijać także wad tego rozwiązania. Przede wszystkim będziemy zmuszeni znacznie ograniczyć listę gości. Niekiedy tak bardzo, że od razu zrezygnujemy z tej opcji. Mniejsza ilość osób często wiązać się będzie również z mniej huczną zabawą. Musimy zdawać sobie sprawę z tego, że im więcej biesiadników tym więcej ciekawych pomysłów, więcej nowych znajomości, czy rozmów. Ostatnia rzecz, która może, ale nie musi być wadą to mniejsza ranga wydarzenia. Ślub często ma się tylko raz w życiu, niektórzy chcą go zapamiętać do swoich ostatnich dni. To z kolei dla wielu zapewnić może wyłącznie huczna duża impreza.
Średniej wielkości wydarzenie to przede wszystkim kompromis pomiędzy intymnością, a huczną zabawą. Nadal mamy możliwość poświecenia uwagi gościom, jednak nie w tak dużym zakresie jak podczas małych uroczystości. Niewątpliwie zaletą jest również znacznie łatwiejszy wybór sali. Większość z nich przystosowana jest właśnie do takiej liczby osób. Koszt wesela również nie powinien w tym wypadku być barierą nie do przejścia.
Wadą tego rozwiązania nadal mogą być ograniczenia co do liczby zaproszonych osób. Często będziemy musieli podejmować trudne decyzje kogo zaprosić a kogo nie. Zwłaszcza jeżeli ktoś ma duże rodziny. Przy takim rozwiązaniu koszty nie są wysokie, jednak trzeba je kontrolować. Zmiana menu, czy dołożenie atrakcji w przeliczeniu na ilość osób, może szybko generować duże wydatki. Organizacja takiego wydarzenia to również znacznie więcej logistyki niż podczas kameralnego przyjęcia. Będziemy musieli mierzyć się z wyzwaniami typu: jak usadzić gości przy stołach, czy jak zorganizować im nocleg.
Duże przyjęcie to przede wszystkim huczna zabawa. Na każdym kroku zobaczymy energetyczną atmosferę, czy rozmowy współweselników. To również gwarancja tego, że wydarzenie na długo pozostanie w pamięci. Bez problemu również zaprosimy wszystkie osoby, na których nam zależy i nie będziemy musieli podejmować w tej kwestii żadnych trudnych decyzji.
Wada tego rozwiązania to oczywiście wysoki koszt wesela. W przeliczeniu na tak dużą ilość często będzie barierą nie do przejścia. Bez wątpienia nie będziemy mieli również czasu dla każdej zaproszonej osoby, przez co te pominięte mogą poczuć się urażone. Największym wyzwaniem podczas organizacji dużego wesela będzie jednak logistyka. Usadowienie wszystkich tak, aby każdy był zadowolony, zapewnienie noclegu każdemu, kto tego potrzebuje, czy jakiekolwiek inne kwestie mogą być często bardzo trudne do osiągnięcia.
Posiadając już informacje na temat tego, ile gości zaprosić przyszedł czas na sporządzenie listy. Przy dużych uroczystościach nie będziemy z tym mieli większego problemu. Przy mniejszych natomiast, często będzie trzeba podejmować trudne decyzje dotyczące tego, czy daną osobę usunąć z listy, czy nie. Najważniejsze podczas jej tworzenia jest ustalenie jakichkolwiek ram i sztywne trzymanie się ich.
Lista idealna, to taka, która jest kompromisem pomiędzy wszystkimi tymi, którzy muszą pojawić się na uroczystości, a liczbą osób, na którą możemy sobie pozwolić. W tym miejscu wyróżnić należy 6 grup od najważniejszych do tych najmniej istotnych:
Tworząc listę z uwzględnieniem wszystkich grup, zazwyczaj wyjdzie nam spora liczba. Jej zmniejszenie może być trudnym zadaniem, zwłaszcza gdy staramy się zadowolić wszystkich bliskich. Jednak często jest to konieczność ze względu na budżet wesela, wielkość sali czy chociażby nasze osobiste preferencje. Aby to osiągnąć, przede wszystkim należy ustalić, kto musi się znaleźć na naszej uroczystości. Zazwyczaj będą to najbliższa rodzina i przyjaciele. Jeżeli już osiągnęliśmy nasz limit, to na tym należy poprzestać. Jeżeli nie, to należy zastanowić się, kogo z pozostałych czterech grup można pominąć.
Istnieje kilka reguł, które pomogą w podjęciu tej decyzji. Przede wszystkim należy zastanowić się, z kim utrzymujemy stały kontakt. Przyjmijmy w tym celu, że stały, oznacza przynajmniej jedną rozmowę w miesiącu przez ostatni rok. Wszystkich pozostałych można wykreślić. Jeżeli nie mamy pewności, czy daną osobę rzeczywiście pominąć należy zadać sobie pytanie, czy wesele z nią będzie wyjątkowe. Jeżeli odpowiedź jest twierdząca, na razie można ją zostawić.
Kolejną opcją, która pozwoli nam zmniejszyć koszty imprezy, jest rezygnacja z zaproszeń z osobą towarzyszącą. Zwłaszcza jeżeli jej nie znamy. Oczywiście dotyczy to wyłącznie par, które nie są w związkach, i nie zaliczają się do grupy najbliższych przyjaciół. Musimy mieć świadomość tego, że wprowadzając to kryterium, zazwyczaj nie przyjdzie zarówno osoba towarzysząca, jak i zaproszony gość.
Jeżeli nadal ilość osób jest zbyt duża, należy przejść do znacznie drastyczniejszych kroków. Jest nią usuwanie z listy całych grup. Ważne jednak, aby regułę tą stosować sprawiedliwie w odniesieniu do wszystkich. Nie dotyczy ona wyłącznie najbliższej rodziny. Często pominięcie, chociażby kilku osób może doprowadzić do kłótni. Możemy ustalać przeróżne kryteria. Na przykład, jeżeli nie chcemy mieć dzieci na weselu, z listy usuwamy wszystkich, którzy nie mają 18 lat. Jeżeli wolimy na uroczystość zaprosić znajomych, a z kuzynostwem nie mamy najlepszego kontaktu, również możemy ich skreślić z listy.
Pomniejszając listę, warto wziąć od razu pod uwagę to, że około 10-20% zaproszonych osób nie przychodzi na uroczystość, informując nas o tym po jakimś okresie od otrzymania zaproszenia. Wpływają na to różne czynniki takie jak lokalizacja, czy po prostu brak czasu. Uroczystości organizowane w okresach świątecznych lub w dni powszednie zazwyczaj mają wyższy wskaźnik odmówień.
Aby upewnić się, ilu zaproszonych faktycznie przyjdzie na uroczystość, należy wysłać zaproszenia z 2-miesięcznym wyprzedzeniem. Dla osób, które mieszkają znacznie dalej, okres ten można wydłużyć nawet do 3 miesięcy. Ważne, aby dołączyć do nich kartkę R.S.V.P. – prośba o potwierdzenie przybycia. W teorii każdy, kto nie potwierdzi wizyty, informuje nas o tym, że się nie pojawi. Niemniej, aby uniknąć problemów, warto zapytać ich o to osobiście.
Planowanie wesela to przede wszystkim podjęcie decyzji dotyczącej liczby osób, które można zaprosić. Aby ją określić, należy ustalić budżet oraz wielkość sali i zestawić to z naszymi preferencjami. Kameralne przyjęcie jest mniej kosztowne i bardziej intymne, ale wymaga podejmowania trudnych decyzji. Duże z kolei wręcz przeciwnie – zazwyczaj będzie droższe, ale nie będziemy musieli rezygnować z niektórych osób. Średnie to z kolei kompromis pomiędzy dwoma rozwiązaniami. Tworząc listę, będziemy musieli jasno określić, na czym najbardziej nam zależy i pogrupować gości tak, aby nikt nie poczuł się nieuczciwie potraktowany. Należy jednak mieć na uwadze to, że nieważne jakbyśmy się starali, rzadko uda nam się zadowolić wszystkich. Warto więc nie próbować robić tego na siłę. Niekiedy po prostu się nie da.
